Дистанционная работа: как правильно оформить трудовые отношения в 2026 году

Что такое дистанционная работа по закону?

Дистанционная работа - это не просто работа из дома. Это строго регулируемая форма трудовых отношений, которая существует в России с 2017 года и четко прописана в главе 49.1 Трудового кодекса РФ (статьи 312.1-312.9). Согласно закону, дистанционный работник - это человек, который выполняет свои обязанности вне офиса, используя интернет и другие цифровые инструменты. Главное отличие от обычной работы: место выполнения задач выбирает сам сотрудник, а не работодатель. Это значит, что вы можете работать из Калининграда, Сочи или даже из другого города - и это абсолютно законно, если все документы оформлены правильно.

Три формата дистанционной работы

В российском законодательстве выделяют три основных типа удаленной работы. Первый - постоянная дистанционная работа. Здесь сотрудник работает удаленно весь срок трудовых отношений. Второй - временная дистанционная работа. Она оформляется на срок до шести месяцев. Третий - гибридный формат. Это когда человек часть времени работает в офисе, а часть - дома. Например, три дня в офисе, два дня удаленно. При этом в трудовом договоре обязательно нужно прописать: либо конкретные дни, либо процентное соотношение (например, «70% времени - в офисе, 30% - дистанционно»). Без этого работодатель рискует попасть под проверку.

Как правильно оформить трудовой договор?

Оформление начинается с самого важного - трудового договора. Здесь нельзя просто написать «работа удаленно» и забыть. По закону, в договоре обязательно должны быть указаны:

1. Наименование работодателя и данные работника;
2. Место выполнения трудовой функции - с формулировкой: «место выполнения трудовой функции определяется работником самостоятельно»;
3. Режим рабочего времени и время, в которое работник должен быть доступен для связи;
4. Обязанности работодателя по обеспечению оборудованием и компенсации за использование личных устройств;
5. Порядок передачи отчетов и взаимодействия через электронные каналы.

Если договор заключается в электронной форме, то подпись должна быть усиленной. Работодатель использует условленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник - либо УКЭП, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Без этого договор не имеет юридической силы. При этом работодатель обязан выдать сотруднику заверенный электронный экземпляр договора или, по его запросу, бумажный - в течение трех дней.

Трудовая книжка: обязательно ли?

Здесь много путаницы. По закону (статья 312.4 ТК РФ), запись в трудовую книжку о дистанционной работе делается только по желанию сотрудника. Работодатель не обязан ее вносить, если работник не просит. Но если сотрудник хочет - отказать нельзя. Если у работника нет трудовой книжки вообще - ни бумажной, ни электронной - он может подать заявление на ее оформление. Работодатель обязан это сделать. Стаж подтверждается не только книжкой, но и самим трудовым договором. Поэтому даже без записи в книжке работник имеет полное право на отпуск, больничный и пенсионные начисления.

Электронный документооборот: как не нарушить закон?

Если вы используете электронные документы - приказы, отчеты, заявления - это не просто удобно, это обязанность. По статьям 22.1-22.3 ТК РФ, работодатель обязан принять локальный нормативный акт, который регламентирует:

• Какие информационные системы используются (например, почта, мессенджеры, корпоративные платформы);
• Какие виды электронных подписей разрешены;
• Как подтверждается получение документа (например, уведомление о прочтении);
• Как хранятся документы и сколько времени.

Сотрудник должен быть ознакомлен с этим документом. Подтверждение - через электронную подпись или подпись на бумаге. Без этого - нарушение. Особенно важно: если работник отправляет отчет или документ, работодатель должен зафиксировать время его получения. Иначе в случае спора вы не сможете доказать, что работа была выполнена в срок.

Охрана труда и компенсации

Дистанционный работник - это не «самозанятый». Он имеет те же права, что и офисный сотрудник. Работодатель обязан:

• Разработать и утвердить локальные акты: регламент дистанционной работы, правила информационной безопасности, порядок учета рабочего времени;
• Обеспечить компенсацию за использование личного оборудования - компьютера, интернета, принтера. Размер компенсации должен быть прописан в договоре. Это не «по желанию», а обязательное условие. В 2025 году 31% трудовых споров связаны именно с отказом в компенсации;
• Организовать безопасные условия труда, даже если работник сидит дома. Это включает рекомендации по эргономике, перерывам, нагрузке.

Приказ о приеме на работу должен содержать строку: «Условия приема на работу: дистанционная работа». Без этого - формальное нарушение, которое может стать поводом для проверки.

Отпуск, больничный и учет рабочего времени

Дистанционный работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск - так же, как и любой другой. Порядок его предоставления должен быть прописан в трудовом договоре или локальном акте. Например: «Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем». Нельзя отказать в отпуске только потому, что человек работает из дома.

Больничный оформляется через портал Госуслуг или по электронному листку нетрудоспособности - никаких отличий от офисного сотрудника. А вот с учетом рабочего времени сложнее. По закону, работодатель не обязан фиксировать каждый час работы. Но он должен контролировать результат. То есть: вы не смотрите, когда сотрудник включил компьютер, а смотрите, сдал ли он отчет в срок. Если вы требуете ежедневных отчетов - это уже учет времени. И тогда нужно четко прописать, когда и как он должен подаваться. В противном случае - риск признания режима ненормированного рабочего дня, что влечет дополнительные выплаты.

Что не относится к дистанционной работе?

Многие путают дистанционную работу с надомной. Это разные понятия. Надомная работа - это когда сотрудник выполняет работу на дому, но с использованием оборудования, предоставленного работодателем (например, швейная машинка, станок). Для нее трудовой договор оформляется только в бумажном виде, и при увольнении сотрудник должен лично прийти в офис. Дистанционная работа - это цифровая, удаленная, с использованием интернета. Там нет необходимости в личном присутствии. Если вы смешиваете эти понятия - вы рискуете нарушить закон и получить штраф.

Частые ошибки работодателей

По данным опроса РСПП за 2025 год, 43% работодателей допускают ошибки при оформлении удаленных сотрудников. Самые частые:

• Не указывают в договоре, что место работы выбирает работник - пишут «работа в Москве» или «из офиса»;
• Не разрабатывают локальные акты по дистанционной работе;
• Не прописывают порядок компенсаций за интернет и оборудование;
• Используют обычную электронную подпись вместо УКЭП или УНЭП;
• Не дают сотрудникам заверенные копии договора.

С 2025 года Минтруд ужесточил требования. Приказ № 87н обязывает включать в договор все пункты о порядке взаимодействия, передачи отчетов и обеспечении информационной безопасности. Компании, которые не соблюдают эти правила, сталкиваются с трудовыми спорами в 58% случаев. Те, кто все оформил правильно - только 22% сталкиваются с жалобами.

Тенденции 2026 года

Согласно исследованию HeadHunter от января 2026 года, 38% российских компаний используют гибридный формат, 22% - полностью удаленный, а еще 15% планируют переход в ближайший год. При этом 67% компаний признаются, что у них есть проблемы с правильным оформлением. Законопроект № 45678-8, который может упростить процедуру, пока не принят - он на втором чтении. Но эксперты ожидают его одобрения в 2026 году. Если он вступит в силу, количество споров снизится на 20-25%.

Что делать, если вы - работодатель?

Если вы нанимаете удаленных сотрудников - сделайте следующее:

1. Проверьте свой трудовой договор - есть ли там точная формулировка о месте работы?
2. Утвердите локальный акт по дистанционной работе - даже если он простой.
3. Пропишите в договоре компенсацию за интернет и технику - даже если это символическая сумма.
4. Обязательно используйте УКЭП для подписания документов.
5. Дайте сотруднику заверенную копию договора - в электронном или бумажном виде.
6. Ознакомьте сотрудника с правилами - и зафиксируйте это.

Это не бюрократия. Это защита от судебных исков, штрафов и потери репутации. В 2026 году работодатель, который не знает закон, рискует больше, чем сотрудник.